Должностная инструкция специалист по документообороту

Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту

Должностная инструкция специалист по документообороту

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации на основе Профессионального стандарта 07.

002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (код B, уровень квалификации — 6), утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н.

С 1 июля 2016 года организации должны будут применять профстандарты, если трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции (ч.1 ст.195.3 ТК РФ в редакции, действующей с 1 июля 2016 г.).

Возможное наименование должности:
Делопроизводитель

Трудовые функции:Документационное обеспечение деятельности организации:— организация работы с документами;— организация текущего хранения документов;

— организация обработки дел для последующего хранения.

Требования к образованию:
Среднее профессиональное образование — программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих

Требования к стажу работы: нет.

Примечание:Сотрудник, принятый ранее на работу, и не соответствующий требованиям профстандарта для занимаемой им должности, не может быть уволен.

В том случае, когда уровень его образования ниже требуемого, ему нужно продолжить образование и разработать индивидуальную программу обучения.

В случае, когда сотрудник отказывается повышать квалификацию или получать дополнительное образование, уволить его можно на основании результатов аттестации.

Это можно сделать, если не получено его согласие или у работодателя нет возможности предложить ему вакансию, соответствующую его специальности и квалификации (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ).

Отметим, что, если работник добросовестно выполняет свои трудовые обязанности, и тем более прошел аттестацию, увольнять его у работодателя нет никаких оснований.

Скачать Должностная инструкция делопроизводителя 2017 по профстандарту

УТВЕРЖДАЮГенеральный директор ЗАО «ААА»

_____________ А. А. Иванов

«___»_______________ 2017 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
делопроизводителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя ЗАО «ААА» (далее — «Организация»).1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов.1.3.

Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно (начальнику отдела кадров, руководителю структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров ; иному должностному лицу)________________ организации.1.4.

На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам, без предъявления требований к стажу работы.1.5.

В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной инструкцией, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.1.6.

Делопроизводитель должен знать:— трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;— основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;— законодательство Российской Федерации о персональных данных;— структуру организации, руководство структурных подразделений;— современные информационные технологии работы с документами;— порядок работы с документами;— схемы документооборота;— правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;— правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;— типовые сроки исполнения документов;— принципы работы со сроковой картотекой;— назначение и технология текущего и предупредительного контроля;— правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;— правила документационного обеспечения деятельности организации;— виды документов, их назначение;— требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;— правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;— правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;— системы электронного документооборота;— правила и сроки отправки исходящих документов;— требования охраны труда;— нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;— виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;— правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;— порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;— правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;— правила выдачи и использования документов из сформированных дел;— критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;— порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;— порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;— правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;— правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;— правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;— правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;— правила передачи дел в архив организации;

— ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.6.

Делопроизводитель должен уметь:— работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;— пользоваться базами данных, в том числе удаленными;— пользоваться справочно-правовыми системами;— пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;— применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;— организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;— осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;— разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;— использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;— организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;— правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;— систематизировать документы внутри дела;— обеспечивать сохранность и защиту документов организации;— пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;— оформлять документы экспертной комиссии;— оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;— производить хронологически-структурную систематизацию дел;— осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;— составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

— ……… (другие навыки и умения)

1.7. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИНа делопроизводителя возлагаются следующие функции:2.1. Организация работы с документами.2.2. Организация текущего хранения документов.2.3. Организация обработки дел для последующего хранения.

2.4. Составлять установленную отчетность.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИДля выполнения возложенных на него функций делопроизводителя обязан:3.1.

В рамках трудовой функции организация работы с документами:— осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;— осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;— осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;— производит регистрацию входящих документов;— осуществляет организацию доставки документов исполнителям;— выполняет ведение базы данных документов организации;— выполняет ведение информационно-справочной работы;— производит обработку и отправку исходящих документов;— организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;— осуществляет контроль исполнения документов в организации;3.2 В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:— осуществляет разработку номенклатуры дел организации;— проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;— осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;— производит формирование дел;— выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;3.3. В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:— проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;— составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;— производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;— производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;— составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;— осуществляет передачу дел в архив организации;3.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.5. ……… (другие обязанности)

4. ПРАВАДелопроизводитель имеет право:4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.4.2. Выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Инструкцией.4.3.

Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).4.5.

Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию делопроизводителя.4.6. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4.7.

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬДелопроизводитель несет ответственность за:5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.5.2.

За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.5.4.

Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.5.5. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности, техники безопасности, норм охраны труда, установленных в Организации.

5.6.

За разглашение сведений, содержащих персональные данные сотрудников и конфиденциальную информацию (составляющих коммерческую тайну).

6. УСЛОВИЯ РАБОТЫ6.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.6.2. В связи с производственной необходимостью делопроизводитель обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч.

местного значения).6.3. Оценка работы:— регулярная — осуществляется непосредственным руководителем в процессе исполнения делопроизводителем трудовых функций;— __________________________________________________________________________.

(указать порядок и основания для иных видов оценки работы)

7. ПРАВО ПОДПИСИ

7.1. Делопроизводитель для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ8.1.

Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г.

N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)8.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

8.3. ……… (другие заключительные положения).

__________________________ ______________ ______________________
(должность руководителя) (подпись) (Ф.И.О.)

«___»____________ ____ г.

СОГЛАСОВАНО:Юрисконсульт _________________ _______________________

(подпись) (Ф.И.О.)

«___»___________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен ________________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)

«___»__________ _____ г.

[Перейти в раздел Кадровое делопроизводство]

Источник: http://hr-elearning.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-deloproizvoditel-profstandart/

Специалист по документообороту – должностная инструкция

Должностная инструкция специалист по документообороту

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности специалиста по документообороту

Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации.

Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту.

Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

Общие сведения о профессии специалист по документообороту

Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте.

В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

  • при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
  • при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
  • на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

  • грамотно сформулировать название должности;
  • предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
  • сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

  • высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
  • стаж аналогичной работы от полугода.

Соискатель должен знать:

  • систему организации делопроизводства;
  • схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
  • организационную культуру и нормы делового этикета;
  • правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
  • структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
  • порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
  • правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.

От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

  • правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
  • Уставом хозсубъекта;
  • локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
  • административным распоряжениям и приказам;
  • ПВТР;
  • разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту

В течение рабочего дня специалист обязан:

  • принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
  • сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
  • подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
  • согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
  • разрабатывать номенклатуры дел;
  • проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
  • контролировать своевременность подшивки документов в дел;
  • оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
  • проводить информационно-справочную работу;
  • обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
  • создать удобную и эффективную поисковую систему;
  • составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
  • подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
  • выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.

Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:

  • игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
  • игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
  • саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

Права менеджера по работе с документацией

Данный работник вправе:

  • запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
  • доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
  • получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-spetsialista-po-dokumentooborotu.html

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Должностная инструкция специалист по документообороту

1.1. Ведущий специалист по документообороту относится к категории руководителей среднего звена.

1.2. На должность ведущего специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

1.3. Назначение на должность ведущего специалиста по документообороту и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению

1.4. Ведущий специалист по документообороту в своей деятельности руководствуется:

– Правилами внутреннего трудового распорядка;

– Инструкцией (положением) о секретариате компании;

– Положением о документообороте компании;

– Положением по работе с конфиденциальной информацией;

– Положением о персонале;

– настоящей должностной инструкцией;

1.5. Ведущий специалист по документообороту должен:

– знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и, в частности, деятельности секретариата; положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу организации в области документооборота и секретариата; а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– соблюдать правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив организации и в государственные архивы;

– знать организационную структуру, руководящий состав организации и ее структурных подразделений, специализацию деятельности организации;

– учитывать специфику работы с документами в связи с отраслевой принадлежностью организации;

– применять современные методы оформления и обработки документов;

– владеть английским языком (уровень не ниже “________________”); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования; отлично владеть навыками составления протокола;

– владеть навыками работы с компьютером: программы – MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, Е-mail;

– знать и соблюдать правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС – не менее “___” внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон);

– знать схемы документооборота;

– соблюдать порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

– соблюдать сроки и порядок сдачи дел в архив;

– системы организации контроля исполнения документов;

– уметь пользоваться оргтехникой и другими средствами механизации управленческого труда;

– знать основы экономики, организации производства, труда и управления;

– знать законодательство о труде и охране труда;

– соблюдать правила эксплуатации вычислительной техники;

– соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты работодателя;

– осуществлять финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности;

– участвовать в составлении планов, направленных на обучение подчиненного персонала;

– применять системы мотивации.

1.6. Ведущий специалист по документообороту подчиняется непосредственно

1.7. На время отсутствия ведущего специалиста по документообороту (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.

2. Должностные обязанности

Ведущий специалист по документообороту обязан:

2.1. Организовывать работу документооборота организации и работу секретариата и архивной службы компании, распределять нагрузку среди подчиненных сотрудников, вести финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата.

2.2. Обеспечивать контроль документооборота организации (бумажного и электронного), своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию, контролировать ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления; обеспечивать хранение печатей компании.

2.4. Планировать работу секретариата: представлять на согласование и утверждение планы работы секретариата, организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение и т.д.

2.5. Участвовать в совершенствовании (создании, разработке) инструкции по ведению делопроизводства и во внедрении ее новых положений; создавать единую систему документооборота (ЕСДО) в организации (электронного и бумажного ДО), разрабатывать иные документы, регламентирующие деятельность организации в области документооборота.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании; проводить контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив; готовить справки о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке совещаний и собраний, организовывать их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Вести базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей (государственную, коммерческую и служебную) тайну.

2.14. Выполнять поручения руководства компании.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Вести финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетенции.

2.17. Разрабатывать систему мотивации подчиненного персонала.

2.18. …

3. Права

Ведущий специалист по документообороту имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению деятельности документооборота, на рассмотрение руководителя секретариата – предложения по улучшению форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение руководителя секретариата предложения о поощрении работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.

3.8. …

4. Ответственность

Ведущий специалист по документообороту несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

4.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

4.3. Причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Наименование должности руководителя структурного подразделения
ПодписьРасшифровка подписи
Визы согласованияс заинтересованнымидолжностными лицами(при необходимости)
С инструкцией ознакомлены:
Наименования должностей работниковПодписиРасшифровки подписей
Даты
В дело № 00-00Подпись Дата

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1086010-qqss-16-m8-doljnostnaya-instruktsiya-vedushchego-spetsialista-po

Должностная инструкция

Должностная инструкция специалист по документообороту

1.1. На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо:

1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;

2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

1.2. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:

1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;

2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;

3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

5) основы документооборота и документационного обеспечения;

6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

8) структуру организации;

9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;

10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

11) нормы этики и делового общения;

12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

14) Правила внутреннего трудового распорядка;

15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

1.3. Специалист по кадровому делопроизводству должен уметь:

1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;

2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;

4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;

6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;

8) разрабатывать проекты кадровых документов;

9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;

11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

13) вести деловую переписку;

14) соблюдать нормы этики делового общения;

15) ……… (другие навыки и умения)

1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.6. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

2) ведение документации по учету и движению кадров;

3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;

2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);

3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;

2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;

3) проводит сбор и проверку личных документов работников;

4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;

6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;

7) ведет учет рабочего времени работников;

8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;

2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;

4) осуществляет подготовку:

– по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

– уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;

– информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:

– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

– за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

– за причинение ущерба организации – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта “Специалист по управлению персоналом”, утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения)

Источник: https://classinform.ru/dolzhnostnye-instruktsii-profstandart/dolzhnostnaya-instrukciya-spetcialista-po-kadrovomu-deloproizvodstvu.html

Управление документами. Разыскивается специалист! Часть III

Должностная инструкция специалист по документообороту

Архивист, делопроизводитель, документовед… Это отличный выбор для тех, кто решил забраться еще выше по крутой лестнице профессиональных амбиций. Где же готовят чистокровных специалистов по управлению документами и какие требования предъявляют к кандидатам при устройстве на работу за рубежом?

В США и Великобритании подготовкой специалистов по управлению документами занимаются две профессиональные некоммерческие организации: ARMA (Association of Records Managers and Administrators) и RMS (Records Management Society) соответственно. Хорошая новость для тех, кто не имеет возможности лично присутствовать на занятиях, заключается в том, что ознакомиться с зарубежным опытом организации делопроизводства и архивов можно на онлайн-курсах и веб-семинарах.

Несколько университетов Великобритании предлагают тематические образовательные программы для выпускников университетов. По праву одними из самых престижных считаются University College London и University of Liverpool, в которых степень специалиста по управлению документами можно получить в рамках магистерской программы.

Однако таких программ очень и очень не много, если сравнить их с количеством образовательных курсов в области архивоведения и управления информацией.

Так, например, в канадском University of British Columbia ведется подготовка магистров по программе Archival Studies (MAS), а в University of Toronto готовят будущих специалистов в области управления архивами и документами (Archives and Records Management), библиотечному делу и информационным технологиям (Library and Information Science) и др. В единственном образовательном учреждении Канады School of Library, Archival and Information Studies в University of British Columbia (SLAIS), где ведется специальная подготовка архивистов, для того чтобы получить диплом магистра достаточно набрать лишь три кредита (из общих 48 кредитов по курсу) по предмету «Управление документами».

С такой образовательной дискриминацией пытается бороться преподаватель по архивоведению Кэролин Уильямс (Caroline Williams) из Liverpool University’s Center of Archival Studies, которая уже подняла вопрос о необходимости проведения обширного исследования (написания диссертации) для студентов. По ее мнению, это важная часть подготовки будущих профессионалов, в рамках которой они развивают аналитическое мышление, способность к логическому рассуждению и решению поставленных задач.

Как считает автор статьи Capturing Records Management: A Holistic Approach Джеми Сэнфорд, для того чтобы управление документами получило признание в научном сообществе, в университетах необходимо ввести двухгодичную магистерскую программу, близкую к той, что есть в University of British Columbia (MAS), где студенты получают всестороннюю подготовку по предмету и смежным дисциплинам.

Какие обязанности выполняет специалист по управлению документами

В США, Великобритании и Австралазии общие обязанности специалистов по управлению документами закреплены на уровне рекомендательных пособий и правил, регулирующих деятельность архивных служб и служб по делопроизводству.

США: National Archives and Records Administration

В примерной должностной инструкции руководителя отдела по управлению документами (senior records manager), размещенной на сайте Национальных архивов США, указано, что он отвечает за руководство, планирование и управление деятельностью отдела, связанной с хранением и уничтожением как бумажных, так и электронных документов.

Помимо основных должностных обязанностей, которые по сути являются универсальными, особое внимание в инструкции уделяется технической подготовке руководителя службы.

Согласно рекомендациям NARA, он должен быть грамотным техническим специалистом, способным решать вопросы, связанные с хранением и уничтожением бумажных и электронных документов.

Уровень его технической подготовки должен позволять ему давать рекомендации программистам и ИТ-специалистам, которые занимаются разработкой и поддержанием действующего функционала информационных систем компании.

В целом можно говорить о том, что в работе руководителя архивной и делопроизводственной службы присутствует выраженный акцент на управлении электронными документами в работе: он должен проводить в жизнь такую программу развития, которая бы учитывала текущие изменения в области хранения электронных документов.

Великобритания: National Archives

Согласно архивному законодательству Великобритании, специалисты по управлению документами (records manager) в своей работе должны руководствоваться Кодексом управления документами (Records Management Code) и другими стандартами, утвержденными Национальными Архивами.

Как и в случае с примерной должностной инструкцией NARA, от сотрудников архивных служб и служб по делопроизводству требуется понимание информационных систем, задействованных в работе по управлению документами. Отсюда значимым оказывается взаимодействие с сотрудниками ИТ-отдела и другим техническим персоналом, который занимается поддержкой компьютерных программ, необходимых для создания и хранения документов.

Кроме того, особое внимание Национальные Архивы Великобритании уделяют обучению работников и проведению официальной аттестации сотрудников, занятых в сфере управления документами. Отдельным пунктом обозначена обязанность по отбору и хранению важнейших документов, которые необходимы в работе организации в случае наступления форс-мажорных обстоятельств.

Австралазия: Records Management Association of Australasia

Согласно требованиям, приведенным на сайте Ассоциации по управлению документами Австралазии, одной из приоритетных задач сотрудника по управлению документами (records management officer) является обеспечение профессиональной работы с пользователями (customers) и расширение знаний об услугах ассоциации. Как и в NARA, к сотруднику предъявляется требование по знанию систем электронного документооборота, включая направленные усилия на ее развитие и при необходимости обучение остального персонала.

Помимо всего прочего, на сайте RMAA приводится список ключевых умений и навыков сотрудника по управлению документами, который разбит на несколько категорий:

  • Способность к принятию решений: в частности необходима для работы с пользователями.
  • Профессиональные навыки и умения: актуальное знание стандартов и законодательства, а также организации управления документами на уровне средней организации; желательно знание систем электронного документооборота; общее знание услуг ассоциации и должностных обязанностей сотрудников, оказывающих эти услуги; хорошее знание принципов работы с пользователями; профессиональное знание ПК и др. программ.
  • Управленческие навыки: способность работать с минимальным контролем, эффективный тайм-менеджмент, умение расставлять приоритеты в решении текущих задач, многозадачность.
  • Навыки межличностных отношений: устные коммуникативные навыки для эффективной работы с сотрудниками организации и пользователями, умение решать проблемные ситуации, стрессоустойчивость в работе с проблемными пользователями, навыки командной работы.

Для того чтобы успешно пройти собеседование на должность сотрудника по управлению документами, кандидату необходимо иметь профильное образование или приравненный к нему опыт работы, а также минимум 1 год опыта работы в аналогичной должности.

Кто нужен зарубежным компаниям

Управлением документов и информацией в зарубежных компаниях могут заниматься и обычные секретари, и опытные специалисты с многолетним опытом работы.

Как правило, роль первых скрывается под названием вакансии records officer, то есть рядовой сотрудник по работе с документами, последние занимают в организации более престижное положение менеджеров – records manager.

Лингвистическая разница между простым служащим и управленцем отражает реальное положение дел.

К примеру, в типичной вакансии records officer наряду с частичными управленческими функциями (управление системой хранения бумажных и электронных документов) будут присутствовать задачи второстепенного порядка (сканирование документов, их классификация, индексирование и техническая работа с базами данных), а также работа с информационными запросами, поступившими из других структурных подразделений организации, и при необходимости подготовка отчетов, корреспонденции и др. Требования к такому сотруднику невысоки: знание языка (для составления писем и эффективной речевой коммуникации) и основ арифметики; диплом в области управления документами, связей с общественностью или бизнес-коммуникациях.

Специалист (он же менеджер) по управлению документами занимает куда более высокое положение в организационной иерархии.

Зарубежные вакансии на эту должность напоминают объявления не менеджеров среднего звена (как указано в описании), а набор в топ-менеджмент мультинациональной компании.

Такой специалист не просто должен успешно выполнять программу по управлению бумажными и электронными документами, но и проводить в жизнь такую информационную политику, которая бы способствовала повышению эффективности бизнес-процессов и снижению потенциальных рисков для компании.

Идеальный кандидат на должность – это организованный и мотивированный специалист, который умеет работать самостоятельно, думать стратегически и успешно решать поставленные перед ним задачи.

Он должен иметь хорошие познания в сфере новейших технологий управления документами и информацией.

Но самое главное, кандидат должен быть уверенным лидером с критическим складом ума, способным вывести программу по управлению документами и информацией на новый уровень.

Безусловно, управленцу такого уровня необходимо иметь немалый опыт работы: обычно от 5-8 лет в аналогичной должности.

Отличное знание электронного документооборота, превосходная компьютерная грамотность, опыт работы с программами по управлению документами, базами данных, CMS (системы управления контентом), социальными сетями и др.

– все это должно быть в копилке знаний и умений будущего менеджера. Весомым преимуществом при приеме на работу будут наличие степени магистра или сертификата ARMA.

фото: leadership-idn.com

Источник: http://naar.ru/articles/upravlenie-dokumentami-raziskivaetsya-spetsialist/

Юрист Макаров
Добавить комментарий