Как на компьютере оформить приложение к письму пример

Все по одной теме Оформление документов в организации Автор Аналитическая редакция АПС «Бизнес-Инфо»

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

СправочноБланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (п.21 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)).

Устанавливается два вида бланков документов:

• общий бланк;

• бланк для письма (п.4.1 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83).

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.).

Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

В обязательном порядке на бланках оформляются:

• распорядительные документы организации;

• письма и справки, которые являются внешними, то есть направляются сторонним юридическим или физическим лицам.

Обратите внимание!На бланке оформляется только первая страница документа (п.4.2 СТБ 6.38-2016).

Нанесение реквизитов на бланк

Название реквизитовБланк для письмаОбщий бланк
Государственный герб Республики Беларусь.Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).Код организации.Наименование вышестоящей организации.Наименование организации.Наименование структурного подразделения.Почтовый адрес отправителя.Коммуникационные и коммерческие данныеГосударственный герб Республики Беларусь.Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).Код организации.Наименование вышестоящей организации.Наименование организации.Наименование структурного подразделения.Место составления или издания
Ограничительные отметки и линии для реквизитовДата документа.Регистрационный индекс.Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документаДата документаРегистрационный индекс
Обратите внимание!Необходимость проставления кода организации и кода документа определяется организацией (пп.38, 39 Инструкции по делопроизводству).

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового варианта расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.

Дополнительно по теме:

Специальный бланк для приказов с угловым расположением реквизитов (пример).

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей (п.27 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме:

Бланк приказа государственной организации с продольным расположением реквизитов на двух языках (пример).

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.

При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Дополнительно по теме:

Специальный бланк для приказов (центрованный способ расположения реквизитов) на двух языках (пример).

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Дополнительно по теме:

Специальный бланк для приказов (флаговый способ расположения реквизитов) на двух языках (пример).

При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках (п.30 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме:

Необходимо ли оформлять реквизиты бланка для письма на двух языках?

Бланки документов: виды, требования к оформлению реквизитов.

Бланки документов: примеры оформления.

Форма документа:

Бланк для письма организации на двух языках (белорусский и английский) (пример).

Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Так, право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов предоставляется только государственным органам и иным государственным организациям.

Иным организациям такое право может быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке (п.1 Указа Президента Республики Беларусь от 28.06.

2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»).

Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам государственных органов и иных государственных организаций (п.1 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172).

Дополнительно по теме:

Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (гербовые бланки): учет, хранение, использование, уничтожение.

Каким должно быть изображение герба на бланке в реквизите «Государственный герб Республики Беларусь» – цветным или черно-белым? Закреплено ли это в каком-либо документе?

Допускается ли использовать бланк для письма в государственной организации без изображения Государственного герба Республики Беларусь? Можно ли использовать такой бланк при осуществлении внутренней переписки? Если такой вариант допустим, то каким нормативным правовым актом это предусмотрено?

При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм).

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более 5-7 строк текста (п.24 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме:

Источник: http://bii.by/tx.dll?d=295590

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

  1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
  2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1, которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне.
Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала.

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.

Важно

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.

И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы.

Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».

  • Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

  • Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
  • Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Внимание

Оформить приложение к договору или иному документу (положению, приказу) имеет смысл, когда:- Прилагаемый документ слишком объемный и включать все его условия в документ нецелесообразно.

Например, в качестве приложения можно оформить техническую документацию. — Предусмотрен длительный срок действия документа. Его содержание может уточняться путем оформления приложений к нему.
При заключении долгосрочного договора поставки, конкретные даты поставок, ассортимент, количество, стоимость, порядок доставки товаров может меняться.

Служебное письмо (образец)

Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности. Правила оформления Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем.

Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4.

В отсутствие четкой регламентации можно придерживаться любого выбранного вами варианта оформления. Единственное, что хочется отметить: в организационно-распорядительных документах все-таки принято нумеровать приложения, если их более одного к основному документу.

Как на самом приложении отобразить данные основного документа?

Если приказом утверждаются какие-либо документы, то они оформляются в виде приложений к приказу.

И тогда на этих приложениях в верхнем правом углу можно было бы оформить:

  • гриф утверждения (с реквизитами этого приказа) и
  • сделать отметку, что данный документ является приложением к тому же приказу.

Но тогда будет явное, никому не нужное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому обычно оформляют что-то одно.

Запрос на предоставление копий документов

Уважаемый Анатолий Петрович!

Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В.
Клубниченко

Письмо-запрос в налоговую

Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице.

Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см.

Пример 1.

Как оформить приложение к документу

Если же прошитые документы должны быть подписаны несколькими лицами (например, договор и его приложения), то все эти лица должны поставить свои подписи и печати на сшиве (см. Пример 11).

Если заверяющие документ лица занимают равноценные должности, то их подписи лучше расположить на одном уровне. Заверять ли гриф утверждения печатью? ГОСТ Р 6.30-2003 этого не требует.

Но на практике часто печатью все-таки удостоверяют подпись должностного лица в грифе утверждения.

Фрагмент документаОрганизационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа (см. Пример 5).

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см.
Пример 9).

Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. — ВНИИДАД.

Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Источник: https://uazlider.ru/kak-na-kompyutere-oformit-prilozhenie-k-pismu-primer

Как писать важные письма по ГОСТу

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

Закрыть

Как это работает?

Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса

Сервис «Моё дело» всё сделает сам:

рассчитает налоги

создаст счета

заполнит декларации

отправит в налоговую и фонды

Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса

Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:

рассчитает налоги

создаст счета

заполнит декларации

отправит в налоговую и фонды

Как это работает?

Как это работает?

Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма.

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.

ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях. Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете. Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.

1. Оформление реквизитов

С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма. Ещё ниже по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным. Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений. Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.

«ВАСИЛЁК»

Общество с ограниченной ответственностью

Васильковая ул. д. 22, Москва, 117393

Тел /факс (495) 788-78-78

e-mail: mail@vasilek.ru; http://www.vasilek.ru

ОКПО 07878778; ОГРН 1027788788788; ИНН/КПП 7788777887/777887887

______________ № 08 Ha № 08 от 18.08.2018

Губернатору

Тмутараканской области

Господину Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович!

2. Вступление В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. — если письмо пишется от первого лица. Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

3. Основной текст

Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.

Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:

  1. Кому пишете письмо, не ошиблись ли «адресатом»?
  2. Зачем пишете письмо, что вы хотите предложить?
  3. Понятны ли доводы, стиль изложения и убедительны ли аргументы?
  4. Какую выгоду адресат получит от сотрудничества?
  5. Почему вы это делаете?
  6. Какой результат вы хотите получить?
  7. На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» адресата?

После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу. Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие. Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете. Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.В Заключении письма подводятся итоги написанного, пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…». Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш,…». Например:

Искренне Ваш,

Директор (подпись) И.И. Васильков

Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно. Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.

С уважением,

Директор

ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков

5. Постскриптум

Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города. Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера. Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему. В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или… (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1). На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение №1 к письму ООО «Василек»

от 18.08.2018 № 08 

6. Шрифт документа

В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт. Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.

7. Формат документа

Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2. Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК. Но знайте, что всё хорошо в меру. Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить. Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:

20 мм — левое;10 мм — правое;20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала. На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки? После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений. Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками? Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!

Статья написана по заказу редакции

В избранное

Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz

Закрыть

Предпринимателям бухгалтер
больше не нужен!

Попробовать бесплатно

45 «белых» способов снижения налогов

С указанием статей налогового кодекса, которые это не запрещают.

Получить

Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса

Источник: https://delovoymir.biz/kak-pisat-vazhnye-pisma-po-gostu.html

Оформление приложений к документам | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.

Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.

), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

Оформление приложений к документам по всем правилам

Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:

  • сопроводительное письмо и приложение к нему;
  • основной документ и приложение связаны содержанием:
    • договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа;
    • приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа;
    • приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.

В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.

В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.

Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом.

Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя.

В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.

Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт).

И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.

Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом

  1. Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Например, если документ-приложение назван в тексте:

Приложение: в 1 экз.

Приложение:1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

или если документ-приложение не назван в тексте:

Приложение: Каталог запасных частей к стиральным машинам Samsung в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/79854-qqq-11-m8-oformlenie-prilozheniy-k-dokumentam

Составление и оформление документов

Как на компьютере оформить приложение к письму пример

12.01.11

Начало читай тут

Реквизит (служебного документа) — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы (п.п. 4.1.4ДСТУ 2732).

Состав и последовательность размещения реквизитов в документе образуют его формуляр. Конкретному виду документа, например акту, инструкции, приказу, протоколу и др., присущ свой формуляр, своя схема построения, которая получила название «формуляр-образец».

Общие правила оформления документов изложены в ДСТУ 4163, требования которого в части оформления реквизитов можно распространять на все классы унифицированных систем документации.

2.1. Реквизиты документов, правила оформления и размещения

При составлении и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:

01 — изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым;

02 — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания);

03 — изображение наград;

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование вышестоящей организации;

07 — наименование организации;

08 — наименование структурного подразделения;

09 — справочные данные об организации;

10 — название вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный индекс документа;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ;

14 — место составления или издания документа;

15 — гриф ограничения доступа к документу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения документа;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту документа;

20 — отметка о контроле;

21 — текст документа;

22 — отметка о наличии приложений;

23 — подпись;

24 — гриф согласования документа;

25 — визы документа;

26 — оттиск печати;

27 — отметка о заверении копии;

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 — отметка о наличии документа в электронной форме;

31 — отметка о поступлении документа в организацию;

32 — запись о государственной регистрации.

Схемы расположения перечисленных реквизитов в документах и границ зон на формате А4 углового и продольного бланка приведены на рисунках 2.1 и 2.2.

Рисунок 2.1 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2.2 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Документы, оформляемые на предприятиях и в организациях, должны иметь следующие обязательные реквизиты (п. 4.4 ДСТУ 4163):

— наименование организации (07)*;

* Здесь и далее цифры в скобках указывают место расположения реквизитов в документах (см. рис. 2.1 и 2.2).

— название вида документа,кроме писем(10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— заголовок к тексту документа (19);

— текст документа (21);

— подпись (23).

В документах, которые занимают две и более страницы, реквизиты 22 — 28 проставляют после текста (21), а реквизиты 29 — 31 располагают на нижнем поле первой страницы документа.

При изготовлении бланков документов используют реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым (01);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— код формы документа (05);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— справочные данные об организации (09);

— название вида документа (10), кроме бланков для писем.

Рассмотрим основные правила размещения реквизитов документов.

Изображение Государственного герба Украины (01)размещают на бланках государственных учреждений в соответствии с постановлением № 2137; изображение герба АР Крым — в соответствии с нормативно-правовыми актами АР Крым.

Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм.

Изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02) согласно уставу предприятия (положению об организации) располагают с левой стороны от наименования предприятия. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Украины.

На бланках документов негосударственных предприятий разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа, где на бланках документов государственных предприятий и организаций располагают изображение Государственного герба (т. е. над серединой строк с наименованием предприятия, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля).

Изображение наград (03) воспроизводят на бланках документов в соответствии с законодательством и располагают с левого края бланка на уровне реквизитов «Наименование организации» (07) и «Наименование структурного подразделения» (08).

Код организации (04) по ЕГРПОУпроставляют после реквизита «Справочные данные об организации» (09).

Код формы документа ДКУД (05) (если он есть) проставляют выше реквизита «Название вида документа» (10) только для унифицированных форм документов, названия которых включены в классификатор управленческой документации ДК 010.

Наименование вышестоящей организации (06) указывают сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращения — полностью.

Наименование организации (07) — автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в его учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывают тогда, когда оно официально зафиксировано в уставе (положении об организации).

Сокращенное наименование располагают ниже полного отдельной строкой в центре. Стандарт говорит также о том, что сокращенное наименование организации приводят в скобках или без них. Однако указание в скобках предпочтительнее, чтобы сокращенное наименование не воспринималось как продолжение полного, а также чтобы было понятно, что можно использовать как полное, так и сокращенное наименование.

Наименование структурного подразделения организации (08), филиала, территориального отделения указывают тогда, когда такие обособленные подразделения являются авторами документа. Этот реквизит располагают ниже реквизита «Наименование организации» (07). Преимущественно он указывается во внутренних документах предприятия (протоколах, докладах и служебных записках).

Справочные данные об организации (09) включают: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Их размещают ниже наименования предприятия или структурного подразделения. Если предприятие зарегистрировано по одному адресу, а находится по другому, в бланках указывают почтовый адрес по месту нахождения предприятия.

Название вида документа (10) должно соответствовать перечню форм, которые используют на предприятии. Перечень включает названия унифицированных форм документов согласно ДК 010 и названия других документов, которые соответствуют организационно-правовому статусу предприятия.

На продольном бланке название вида документа фиксируют посередине, а на угловом — в левом верхнем углу под наименованием предприятия или структурного подразделения.

В письме название вида документа не указывают.

Регистрационный индекс документа (12) составляют из его порядкового номера, который можно дополнять по решению предприятия индексом дела по номенклатуре дел*, индексом структурного подразделения, корреспондентов, вопросов деятельности и др.

* Подробно о составлении номенклатуры дел см. в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 7.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через правостороннюю косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Месторасположение этого реквизита зависит от бланка (угловой или продольный), а также от вида документа.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13) включает индекс и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит размещают ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке.

Место составления или издания документа (14) указывают на всех документах, кроме писем, в которых эти сведения получают из реквизита «Справочные данные об организации» (09), и располагают на уровне или ниже реквизитов «Дата документа» (11) и «Регистрационный индекс документа» (12).

Гриф ограничения доступа к документу (15) (секретно, для служебного пользования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой странице документа. При необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства, которое содержит информацию ограниченного доступа.

А теперь более подробно рассмотрим правила проставления прочих реквизитов.

2.2. Датирование документа

На служебных документах обязательно проставляется дата.

Дата документа (11) — это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации.

Обязательному датированию подлежат также резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении и др.

Дату документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом.

Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней ставится 0.

Например: 05.02.2010

Разрешается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число.

Например: 2010.02.05

Обращаем внимание: при цифровом способе оформления даты буква «г.» не ставится.

В нормативно-правовых актах и финансовых документах используют словесно-цифровой способ оформления дат. Это обусловлено стремлением помешать подделке дат.

Например: 15 февраля 2010 года или 15 февраля 2010 г.

Проставляют дату документа ниже названия вида документа на специально отведенном месте на бланке. Если документ оформляют не на бланке, дата проставляется ниже подписи слева.

Для распоряжений, приказов, инструкций, положений, справок основной датой является дата подписания или утверждения. Ее проставляет лицо, которое подписывает или утверждает документ.

Для служебных писем основной датой является дата регистрации. В документах (протоколах, актах), в которых зафиксировано решение, принятое коллегиальным органом на заседании, собрании, во время проведения проверки и т. п.

основной датой является дата, когда такое событие состоялось.

2.3. Адресование документа

Адресатами (16) могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. В случае адресования документа предприятию или его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю предприятия или его заместителю наименование предприятия входит в состав должности адресата.

Пример:

Директору Николаевского

судостроительного завода

Петрову И. И.

Если документ посылают должностному лицу, наименование предприятия указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата — в дательном.

Пример:

Государственный комитет архивов Украины

Отдел формирования Национального

архивного фонда и делопроизводства

Ведущему специалисту

Николаенко П. Ф.

Если документ отправляют в несколько однородных предприятий, их следует указывать обобщенно (например: «Директорам предприятий и руководителям организаций»).

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом адресе предприятия должны соответствовать требованиям Правил № 270. Напомним, что в соответствии с п. 42 упомянутого документа почтовый адрес указывается в такой последовательности:

— наименование улицы (проспекта, бульвара, переулка), номер дома, квартиры;

— наименование населенного пункта, района, области;

— почтовый индекс;

— страна назначения.

Пример:

ООО «Альянс»

ул. Академика Павлова, 162, к. 14,

г. Харьков, 61144, Украина

При адресовании документа физическому лицу указывают в именительном падеже фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс, страну назначения.

2.4. Резолюция на документе

Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции (18), включающей фамилию исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция должна быть подписана руководителем и датирована.

Пример:

Иванову И. И.

Прошу подготовить предложения до 16.03.2010

Смирнов

Источник: https://buhgalter.com.ua/articles/details/4320/

Юрист Макаров
Добавить комментарий