Как правильно заполнять документы при инкассации клиента

Как инкассировать деньги в банк

Как правильно заполнять документы при инкассации клиента

Инкассация — это услуга по перевозке ценностей с охраной. Перевозить можно деньги, документы и вообще что угодно, дорогое сердцу. Обычно предприниматели заказывают перевозку денег в банк, но направление может быть любым: в банк, из банка, между подразделениями фирмы, в другую компанию или частному лицу.

По закону «О банках и банковской деятельности» (п.5 статья 5) инкассация денег, векселей, платежных и расчетных документов относится к банковским услугам и поэтому регулируется положениями Центробанка. Это значит, что оказывать инкассаторские услуги может не кто угодно, а только организации, у которых есть на это лицензия.

Обычно, когда говорят про инкассацию, подразумевают вооруженных охранников, которые приезжают по графику на бронированной машине. На самом деле, это не единственный вариант.

Есть еще самоинкассация: зачислять деньги на расчетный счет можно через операциониста в банке, самостоятельно через банкомат, через автоматические ящики или даже заказать доставку банкомата к вашему магазину.

Про всё это расскажем отдельно, сейчас — только про традиционную выездную инкассацию, тех самых вооруженных охранников.

Как часто нужно отвозить деньги в банк

Предприниматель может сам определить, как часто перечислять деньги на расчетный счет. В законе есть понятие «лимит остатка наличных денег» — это максимальная сумма, которая может быть в вашей кассе.

Но во-первых, устанавливать ее обязаны только средний и крупный бизнес, а во-вторых, определяет эту сумму сам предприниматель — так гласит Указание Центробанка.

Для ИП, микро и малого бизнеса устанавливать лимит не обязательно: они могут держать в кассе столько денег, сколько хотят, и переводить их на расчетный счет так часто, как хотят.

Плюсы и минусы инкассации

Предприниматели заказывают инкассацию, чтобы обезопасить свои деньги и тратить меньше времени. С другой стороны, тратить время всё равно нужно — оформлять и заполнять документы. Разберем плюсы и минусы, чтобы понять, стоит ли тратиться на инкассацию.

Плюсов у инкассации несколько: это безопасно, быстро и почти не нужно отвлекаться от работы.

Безопасность. Инкассаторы охраняют ваши деньги: у них автоматы и бронированная машина. Они гарантируют, что деньги доедут до банка. Когда вы везете деньги самостоятельно, за деньги отвечаете вы. И автомата у вас нет.

Без простоев. Если вы работаете без сотрудников, приходится выбирать: или пойти в банк, или на точку. Всё время, которое вы проводите в банке, точка простаивает, а вы не зарабатываете. С инкассацией вы не тратите время на походы в банк.

Скорость зачисления. Инкассаторы не только привозят деньги в банк, но и переводят их на расчетный счет. Иногда, если вы зачисляете деньги через операциониста в банке, что-то идёт не так, и деньги долго не приходят. У инкассаторов всё быстро. Если оформить все сопроводительные документы правильно, деньги забирают и зачисляют на счет за 1 день.

Минус инкассации в бюрократии. Чтобы за вашими деньгами приезжала машина, вы должны подписать договор на обслуживание и каждый раз заполнять пачку сопроводительных документов.

Документы нужно заполнять заранее: у инкассаторов есть график, и время на каждую точку ограничено. С документами строго: никаких примерных сумм или исправлений. Если вы ошиблись, инкассаторы не будут ждать, пока вы всё исправите.

Они не примут наличные, а вам придется писать отказ и оплачивать выезд.

Как заказать инкассацию

Подготовка к первой инкассации самая долгая: чтобы заказать машину, нужно оформить договор с инкассаторской службой, согласовать суммы и график, заполнить документы. С момента обращения в банк до момента, когда за деньгами приезжает машина, может пройти несколько недель. В следующие разы нужно заполнять только сопроводительные документы — их всего три, набор всегда одинаковый.

Шаг 1. Оставить предварительную заявку на инкассацию

Обычно оставить заявку можно через форму на сайте банка или инкассаторской службы. В некоторые банки приходится звонить.

Шаг 2. Согласовать тарифы

Иногда банк публикует тарифы на сайте, и вы заранее знаете, сколько будет стоить инкассация для бизнеса с вашими параметрами. Если в открытом доступе тарифов нет, о них придется договариваться индивидуально.

Шаг 3. Заключить договор обслуживания и график выездов

Если деньги инкассирует ваш банк, договор будет двусторонним, если отдельная инкассаторская служба — трехсторонним: вы, банк и инкассаторы. В договоре прописываются обязанности сторон: служба отвечает за перевозку, пересчет и зачисление денег на расчетный счет. Если с деньгами что-то случится, служба вернет всю сумму предпринимателю.

Чтобы инкассаторы согласились с вами работать, вы должны гарантировать, что к точке можно свободно подъехать, а в коридорах по пути к кассе не будет толпы посторонних. Помещение с кассой должно закрываться на ключ, во время инкассации покупателей и клиентов в нем быть не может.

Как происходит инкассация

Вместе с договором вы согласовываете и подписываете график, по которому приезжает машина. Перед каждым приездом нужно заполнить сопроводительные документы.

Шаг 1. Заполнить документы на перевозку, сложить деньги в сумку и запечатать

Чтобы инкассатор принял у вас деньги, вы должны заполнить «Препроводительную ведомость к сумке 0402300». Он состоит из ведомости, накладной и квитанции.

Все документы вы заполняете самостоятельно. Памятку, как заполнять, даст банк. Если вдруг нет, пользуйтесь официальными разъяснениями — они есть в Приложениях к Указанию Банка России № 3352-У.

Заполненная препроводительная ведомость к сумке. Это часть документа, сам документ в четыре раза больше. Источник: glaniga.ru

Шаг 2. Передать деньги инкассатору

Передача денег инкассатору — это почти как встреча двух разведчиков в стане врага. Когда к вам приезжает инкассатор, он должен доказать, что он действительно тот, за кого себя выдает. Для этого он показывает кассиру свой паспорт и доверенность на перевозку денег. Раньше инкассатору была нужна еще явочная карточка, но с 3 июля 2018 года ее отменили.

Дальше кассир складывает деньги в инкассаторскую сумку. Служба инкассации может работать с сейф-пакетами или с холщовыми инкассаторскими сумками. Когда будете подписывать договор, узнайте, с чем работает ваш банк. Пакеты обычно нужно покупать самостоятельно, холщовые сумки возят с собой инкассаторы.

Сейф-пакет — одноразовый пластиковый пакет для денег и документов. Его особенность в том, что после того как вы заклеили пакет, незаметно открыть его невозможно. Иногда пакеты выдает банк, иногда покупать их нужно самостоятельно.

Так выглядит сейф-пакет «Сбербанка». Как только пакет закрыли, открыть его без повреждений невозможно — это гарантирует, что незаметно поменять содержимое не удастся. Источник: rosbizinfo.ru

Инкассаторская сумка — это холщовый мешок, который запечатывается специальной пломбой. Мешки бывают больших размеров — это важно, если вы хотите перевезти действительно много наличных.

Если ваш банк работает с инкассаторскими сумками, вместе с документами и графиком инкассации вам выдадут индивидуальный пломбиратор. Он выглядит как плоскогубцы, но на его пластинках выгравирован номер места инкассации. Чтобы запечатать сумку, кассир завязывает ее бечевкой, на концы накладывает свинцовую пломбу и сжимает пломбиратором.

Набор для инкассации: сумка, пломбы, бечевка и пломбиратор. Источник: plombomir-nk.ru

Сложите деньги в пакет или сумку, вложите туда же ведомость и запечатайте. Накладная и квитанция должны остаться у вас на руках. Следите за тем, чтобы во всех документах сумма точно совпадала — иначе инкассаторы не примут деньги, а вы заплатите за холостой выезд.

Дальше инкассатор проверяет, что сумка цела, пломба соответствует образцу и смотрит, что все документы заполнены правильно.

Если всё в порядке, инкассатор должен поставить штамп и расписаться на квитанции. Квитанция остается у кассира — это доказательство, что инкассатор забрал сумку с деньгами и теперь несет за нее ответственность.

Если что-то пошло не так, например, в документах ошибки или исправления, суммы не совпадают или пакет поврежден, инкассатор не примет деньги, а вы заплатите за отказ.

Девушкам из Stories инкассация удалась только с третьего раза: сначала не было сейф-пакета, потом не успели подготовить документы. Источник: stories.evotor.ru

Шаг 3. Ждать денег на расчетном счету

Когда вы отдали деньги инкассатору, всё дальнейшее — его работа. Он отвозит наличные в банк, там их пересчитывают и переводят на счет. Если всё правильно, деньги приходят за 1-2 дня.

При пересчете банк может выявить нарушения: например, обнаружить, что реальная сумма больше или меньше суммы в документах, или выяснить, что деньги фальшивые. Тогда сотрудники банка оформляют акт экспертизы и ищут виновных.

Сколько стоит инкассация

Стоимость инкассации зависит от суммы, которую вы хотите перевезти, времени инкассации и сложности маршрута, наличия вооруженной охраны и регулярности перевозок. Она складывается из фиксированной стоимости за выезд (500-800 рублей) и процента от суммы, которую предприниматель сдает инкассаторам (0,1-2%).

Часто банки не публикуют тарифы на сайте, а рассчитывают для каждого индивидуально. Банку удобнее работать с большими суммами, поэтому чем больше сумма, тем ниже процент. А еще, если вы лояльный клиент, например, у вас расчетный счет, эквайринг и аренда онлайн-кассы в одном банке, тариф обычно выгоднее.

Итого

1. Решите, нужна ли вам инкассация. Плюсы — не придется уезжать с точки, везти деньги в сумке и тратить время на очереди. Всё безопасно: ответственность за деньги несет инкассаторская служба. Минусы — бюрократия: придется оформлять кипу сопроводительных документов, а за каждую ошибку платить.

2. Узнайте, сколько стоит инкассация. Как правило, если стоимость фиксированная, ее пишут на сайте банка. Если нет, оставляйте заявку и пробуйте договориться с менеджером о льготных условиях.

3. Узнайте, какие документы хочет от вас банк. Пройдитесь по каждому пункту договора, выясните все подробности: например, сколько времени инкассаторы могут провести у вас на точке, что будет, если вы ошиблись с документами, кто покупает пластиковые пакеты для денег.

4. Изучите шаблоны, памятки и инструкции, как заполнять документы. Готовьте документы заранее: инкассаторы не будут ждать, пока вы заполните формы. Если не уложитесь в отведенное время, деньги не заберут, зато придется писать отказ и оплачивать выезд.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите 111 Ctrl+Enter.

Источник: https://zhiza.evotor.ru/kak-inkassirovat-dengi-v-bank/

Правила инкассации денежных средств

Как правильно заполнять документы при инкассации клиента

Инкассация денежных средств – комплексное понятие, означающее совокупность взаимосвязанных мер по физическому перемещению денежной наличности между отдельными хозяйствующими субъектами (организациями), их структурными (обособленными) подразделениями и обслуживающими банками.

Перевозка наличных денег осуществляется уполномоченными инкассаторами – специалистами, имеющими необходимую профессиональную подготовку.

Действия всех участников этой процедуры – кассиров, инкассаторов, банковских сотрудников – подчиняются установленному порядку, регламентированному Указанием Центробанка РФ № 3210.

Как правило, к инкассаторам обращаются по следующей причине – обеспечение сохранности наличных денежных средств в процессе её перевозки.

Осуществление инкассации наличных денег является гарантией их безопасности, защищенности от внешних посягательств.

По сути, транспортировка наличных денег вооруженными инкассаторами является приоритетным и наиболее безопасным способом их физического перемещения из кассы предприятия в обслуживающий банк.

Процедура инкассации наличных средств позволяет успешно решать следующие задачи:

  • Физическое перемещение (транспортировка) наличной выручки коммерческого предприятия из торговой точки в обслуживающий банк.
  • Доставка нужной суммы денежной наличности из финансового учреждения в кассу хозяйствующего субъекта для очередной выдачи зарплаты его сотрудникам.
  • Перевозка наличных денежных средств между обособленными структурными подразделениями (филиалами) конкретного банка.
  • Регулярное пополнение банкоматов необходимым количеством бумажных купюр с формированием отчета об актуальном состоянии денежных счетчиков.
  • Периодическое изъятие денежной выручки из платежных терминалов, осуществляющих прием наличности.
  • Безопасная транспортировка материальных ценностей и документации.

Сервис денежной инкассации, подразумевающий последующее зачисление перемещаемых средств на банковский счет, обеспечивается на законных основаниях следующими способами:

  • Непосредственно через банковские кассы.
  • С помощью инкассаторской службы, уполномоченной перевозить денежную наличность. Это могут быть подразделения инкассации при обслуживающих финансовых учреждениях, а также частные охранные структуры, имеющие законное право сопровождать перевозку денежной наличности.
  • Посредством службы РосИнкас – инкассаторской структуры, имеющей специальное разрешение Центробанка РФ.
  • Через федеральную систему почтовой связи.
  • Непосредственно через автоматические сейфы.

Обязательна ли для ООО?

Действующим законодательством – нормативной документацией Центробанка РФ – предусматривается требование об ограничении кассового остатка хозяйствующими субъектами.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Речь идет об установлении лимита на общую сумму наличности, остающейся в кассе организации к завершению каждого операционного дня.

Это условие распространяется на всех хозяйствующих субъектов, осуществляющих приходно-расходные транзакции с наличностью, кроме индивидуальных предпринимателей и организаций, относящихся к малым предприятиям.

Надо отметить, что хозяйствующие субъекты, подпадающие под исключения, имеют право лимитировать кассовый остаток, но не обязанность.

Если индивидуальный предприниматель/малое предприятие все же решит воспользоваться этим правом, соблюдение установленного норматива (лимита) будет являться обязательным. О лимите для малых предприятий .

Сверхлимитная наличность – превышение установленного ограничения – подлежит изъятию из кассы хозяйствующего субъекта и обязательной передаче в обслуживающий банк с последующим её зачислением на расчетный счет организации.

Инкассация считается наиболее безопасным способом физического перемещения наличных денег из кассы предприятия в обслуживающее финансовое учреждение.

Если речь идет о значительных суммах, рекомендуется пользоваться услугами профессиональных инкассаторов, гарантирующих сохранность перемещаемых денег.

Накапливать и удерживать сверхлимитную кассовую наличность хозяйствующим субъектам разрешается лишь в дни выдачи зарплаты, праздничные/выходные дни.

Нарушение данных правил обуславливает наложение штрафных санкций на виновных лиц. Штраф для должностных субъектов составляет от 4000 до 5000 рублей, для организаций (предприятий) – от 40 000 до 50 000 рублей.

Правила и порядок проведения для наличных денег на предприятии

Существуют общеобязательные нормы законодательства, четко регламентирующие порядок выполнения инкассации наличности в организации.

Эти правила, как уже говорилось ранее, должны неукоснительно соблюдаться всеми участниками данного процесса – кассиром предприятия, передающим наличность, и инкассатором, осуществляющим доставку переданных денег в банк.

Кроме того, правила инкассации могут регламентироваться подписанным соглашением о предоставлении инкассаторских услуг, которым, например, предусматривается периодичность передачи средств и другие конкретные условия.

Сама процедура инкассации денежных средств подразумевает последовательное выполнение её участниками следующих действий:

  • Передаваемая наличность готовится кассиром хозяйствующего субъекта к отправке. На этой стадии осуществляются тщательный пересчет и упаковка денежных средств, размещаемых после этого по сумкам. Оформляется набор необходимых документов в нескольких экземплярах. Составленные бумаги также помещаются в инкассаторские сумки с деньгами. Завершается этот этап опломбированием сумок, подлежащих передаче инкассаторам.
  • Денежная наличность, упакованная в сумках, передается инкассатору. Данное действие выполняется кассиром передающей организации в особом помещении. Контролировать эту процедуру вправе ревизор, финансовый контролер, главный бухгалтер, руководитель организации. Кассир проверяет личность и бумаги инкассатора, вносит сведения в явочную карточку, предоставляет образец пломбы, отдает инкассатору сумку с деньгами и документацию. Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет кассиру нужные бумаги и возвращает пустые сумки, принимает сумки с деньгами, проверяет исправность пломб, сверяет данные документов, подписывает и датирует квитанцию, ставит печать.
  • Перевозка (физическое перемещение, транспортировка) переданных денежных средств непосредственно в обслуживающий банк. Осуществляется эта процедура уполномоченным инкассатором по маршруту, разработанному и утвержденному заранее.
  • Сдача-приемка сумок с денежной наличностью в финансовое учреждение. Инкассатор передает сумки с деньгами в обслуживающий банк, который надлежащим образом принимает эти средства. Процедура сдачи-приемки выполняется по установленным правилам. Если она завершается успешно, полная материальная ответственность инкассатора за переданные деньги прекращается.
  • Переданная наличность принимается и приходуется банковским сотрудником, проверяющим сумки, целостность пломб, правильность сведений в сопроводительных бумагах.

Документальное оформление

Чтобы корректно передать инкассатору наличность для транспортировки в банк, кассир составляет следующую документацию:

  • Сопроводительная ведомость в трех экземплярах (один – в сумку, второй – кассиру, третий – инкассатору);
  • регистр выполненных транзакций (помещается в сумку), сумма которого должна соответствовать сумме ведомости;
  • накладная для денежной сумки;
  • квитанция для денежной сумки.

Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет доверенность, передает кассиру явочную карточку для заполнения.

Кассир вносит нужные сведения в явочную карточку и возвращает её инкассатору. Впоследствии данная карточка проверяется банковским сотрудником, сверяется с кассовым ордером.

Бухгалтерский учет и проводки

В бухучете хозяйствующего субъекта, передающего наличность в банк посредством инкассации, используются определенные корреспонденции счетов, сопровождающиеся оформлением нужных документов:

ОперацияДебетКредитДокумент
Кассир передал наличность инкассатору5750РКО, квитанция
Инкассированная сумма зачислена на банковский счет5157Выписка банковского счета
Банку уплачена соответствующая комиссия9151Выписка банковского счета

Способы сдачи денежных средств в банк

Сдать наличные в банк на счет компании можно одним из следующих способов:

Способы сдачи наличных в банкЧто собой представляет способ
Самостоятельно в банкВ этом случае организация сама вносит наличку в кассу. Для этого компании потребуется обеспечение сотрудников транспортными средствами и принятие дополнительных мер безопасности.
Через федеральную почтовую связьВ специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить.
С помощью специальной организации, которая входящей в систему Банка России (например, инкассаторская служба)В качестве такой службы обычно выступает структурное подразделение банка, в котором у компании открыт счет или обособленная организация, имеющая лицензию на услуги инкассатора.

Важно! Законодательством ограничен перечень лиц, которые могут сдавать в банк наличные деньги. Но для организаций более целесообразным будет назначение в качестве такого лица своего кассира, который является сотрудником отвечающим за сохранность денег на основании договора о материальной ответственности.

Стоимость услуг инкассаторских служб

Стоимость услуг инкассаторских служб значительно отличаться в зависимости от некоторых условий, к которым относят:

Условия, от которых зависит стоимость услугПодробности
Сумма средств, которую должны транспортировать инкассаторские службыКак правило, оплата рассчитывается как некоторый процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма перевозится, тем меньший процент заплатит компания.
Удаленность от точки компании, из которой инкассаторам нужно забирать денежные средства, и до банка, в который денежные средства подлежат сдачеЧем дольше маршрут от точки до банка, тем выше оплата
Частота инкассацийЕсли компании необходимы только разовые услуги инкассаторов, то они обойдутся дороже. В случае заключения договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, если заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку в банк).
Меры предосторожностиОт того, какие именно меры безопасности хочет получить клиент, будет зависеть стоимость услуг. Дешевле обходятся стандартные условия, а для усиления мер безопасности заплатить нужно будет больше.
Вид предоставляемых услугНапример, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудника компании или полностью осуществлять инкассаторские услуги.
От региона нахождения организации и инкассаторской службыВ зависимости от места проведения инкассации также рассчитывается стоимость услуг

Заполнение явочных карточек

При проведении инкассации ежемесячно оформляются явочные карточки (0402303), содержание которых должно соответствовать требованиям, установленным Положением Банка России. В карточках указывается следующая информация:

  • номер сумки инкассатора, в которой перевозятся деньги (за каждой точкой, с которой инкассаторы забирают средства, закрепляется несколько сумок, одну из которых забирают, а другая остается);
  • наименование, адрес компании, у которой производится забор средств;
  • телефон;
  • режим работы (график работы в будние, в выходные дни и перерывы на обед);
  • время, в которое инкассаторы осуществляют забор наличных средств.

Для передачи денежных средств инкассатору, кассиру следует подготовить необходимые деньги, сложить их в сумку и заполнитьследующие документы: препроводительную ведомость, накладную и квитанцию к сумке.

Ведомость сотрудником компании вкладывается в сумку с наличными, которая после этого пломбируется так, чтобы при транспортировке ее нельзя было незаметно вскрыть. Сумка с деньгами передается инкассатору и заполняется явочная карточка.

Инкассатор в свою очередь подписывает квитанцию и ставит на ней штамп. После этого квитанция передается представителю компании. Далее действовать уже будет сотрудник банка.

Получив денежные средства, он банка сверяет ее с суммой, указанной в объявлении на взнос наличных.Если суммы совпадают, то документы подписываются и выдается квитанция о внесении денег на счет.

Важно! Если суммы в документе и предоставленные наличными не совпадают, то объявление на взнос наличными оформляют заново. А неверный документ перечеркивают и на обороте указывают действительную сумму и подпись.

В случае обнаружения кассиром банка сомнительной купюры, он должен будет отправить ее на экспертизу. При этом он должен составить следующие документы:

  • акт вскрытия сумки и пересчета наличности;
  • ордер по передаче ценностей;
  • справка о приеме денежных знаков на экспертизу.

Если в результате экспертизы выяснится, что купюра действительно является фальшивой, то компании будет выдан акт экспертизы.

Источник: https://diktaturastore.ru/pravila-inkassatsii-denezhnyh-sredstv/

Правила инкассации

Как правильно заполнять документы при инкассации клиента

1. До начала операций по инкассации Клиент:
самостоятельно приобретает пломбиры, пломбы, шпагат и препроводительные документы к инкассаторским сумкам с    денежной наличностью;
– представляет Исполнителю два экземпляра образцов оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться    инкассаторские сумки с денежной наличностью.

Оттиск пломбы должен содержать номер. сокращенное наименование    организации Клиента или ее фирменный знак. Все экземпляры образцов оттисков пломбиров заверяются пломбиром  уполномоченного должностного лица Исполнителя путем наложения пломбы на шпагат ниже пломбы Клиента.

Один    экземпляр заверенного образца пломбы передается Клиенту для предъявления инкассаторам Исполнителя при    получении ими сумок с денежной наличностью, второй экземпляр – в кассовое подразделение Банка для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.
2. Количество сумок, выдаваемых Клиенту Исполнителем, определяется объемом инкассируемой денежной наличности.

На каждой сумке проставляется порядковый номер и наименование Исполнителя.
3.На каждую организацию Клиента для инкассации денежной наличности Исполнителем ежемесячно выписывается явочная карточка с номером, которая заверяется подписями уполномоченных лиц Исполнителя и его печатью.

4.

В зависимости от состояния дорожно-транспортной обстановки и других объективных обстоятельств Сторонами допускаются несистематические отклонения от установленного времени заезда инкассаторов Исполнителя к Клиенту.

5. Инкассаторы Исполнителя не производят инкассацию денежной наличности Клиента, если по независящим от них причинам (дорожные и строительные работы, демонстрации, оцепление территории компетентными органами, противоправные действия третьих лиц и т.п.) отсутствует возможность подъезда специального транспорт Исполнителя к месту расположения Клиента. Сразу же, после установления этого факта. старший бригады инкассаторов Исполнителя обеспечивает доведение указанной информации до кассира или уполномоченных лиц Клиента.
    В случае, если об отсутствии возможности подъезда кассир Клиента узнает до приезда инкассаторов Исполнителя, он незамедлительно сообщает об этом по телефону уполномоченным лицам Исполнителя.
6. При отказе от инкассации в день, предшествующий дню планового заезда, кассир Клиента до 17:00 часов сообщает уполномоченным лицам Исполнителя по телефону дату (даты), когда инкассация не производится, номер находящейся у него порожней сумки и свою фамилию.    При отказе от инкассации непосредственно в день запланированного заезда кассир Клиента не позднее, чем за 1 (один) час до установленного времени заезда инкассатором, сообщает уполномоченным лицам Исполнителя по телефону об отказе от инкассации, номер находящейся у него порожней сумки и свою фамилию.    В течение последующих 15 минут уполномоченное лицо Исполнителя связывается с кассиром Клиента по телефону и получает подтверждение отказа.    При проведении первого после отказа заезда инкассаторов Исполнителя к Клиенту, кассир Клиента производит в явочной карточке записи об отказе от инкассации, которые заверяет своей подписью.

7. При обслуживании Клиента по телефонной заявке кассир Клиента обязан не позднее, чем за 1(один) час до установленного времени заезда инкассаторов, сообщить уполномоченным лицам Исполнителя о необходимости проведения инкассации.

  В течение последующих 15 минут уполномоченное лицо Исполнителя связывается с кассиром Клиента по телефону и получает подтверждение заявки на инкассацию.

8. Подготовка сумок с денежной наличностью к сдаче производится кассиром Клиента до приезда инкассаторов Исполнителя, при этом денежная наличность рассортировывается по достоинствам и обандероливается (обвязывается) кольцевой поперечной бандеролью.

   При формировании сумки не разрешается производить обандероливание или обвязку банкнот в корешки по 100 листов, а также производить на упаковке надписи о количестве листов и сумме вложенных денег.

9. Кассир Клиента к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость в трех экземплярах.

   Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр – накладная к сумке – передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр – копия препроводительной ведомости – остается у Клиента.

10. Сумка с денежной наличностью пломбируется кассиром Клиента таким образом. чтобы предотвратить ее вскрытие.

11. Присутствовать при передаче инкассаторских сумок с денежной наличностью от кассира Клиента инкассаторам Исполнителя имеют право:
со стороны Клиента: руководитель, главный бухгалтер, а также другие сотрудники (контролеры, ревизоры, старшие кассиры и т.п.) в соответствии с письменным приказом руководителя Клиента;  
со стороны Исполнителя: начальник и заместитель начальника подразделения инкассации Исполнителя.

В случае, если в помещении, где происходит прием-передача инкассаторских сумок, присутствуют посторонние лица, инкассаторы Исполнителя имеют право отказаться от приема сумок с денежной наличностью.

Об отказе инкассаторов от приема сумок составляется акт в двух экземплярах (для Клиента и Исполнителя), который подписывается инкассаторами Исполнителя и кассиром . Клиента. При этом кассир Клиента делает запись в явочной карточке “Отказ” и заверяет ее своей подписью.

12.

Перед получением сумки с денежной наличностью инкассатор Исполнителя предъявляет кассиру Клиента служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку.

Кассир Клиента предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с денежной наличностью и два экземпляра препроводительной ведомости.

13. Инкассатор Исполнителя принимает сумку с денежной наличностью с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передав кассиру Клиента порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумки указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего на копии препроводительной ведомости расписывается, ставит печаль и дату приема сумки.

14. Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира Клиента.

Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.

15. В случае выявления нарушения целости сумки, неправильного оформления сопроводительных документов, при отсутствии у кассира Клиента заверенных Исполнителем образцов оттисков пломбиров, несоответствии оттиска на пломбе заверенному образцу, а также неясности оттиска на пломбе прием сумки с денежной наличностью инкассатором не производится.

   В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает график работы бригады инкассаторов.
   В остальных случаях прием сумок с денежной наличностью от Клиента осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке.
   В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир Клиента делает запись в явочной карточке “Отказ” и заверяет ее своей подписью.
   В случае отказа от повторного заезда кассир Клиента в разделе “Повторный заезд” явочной карточки производит отметки о дате и времени отказа, делает запись “Отказ от повторного заезда”, которые заверяет своей подписью.
16. На следующий рабочий день инкассаторы сдают сумки с денежной наличностью в кассовое подразделение Банка. Уполномоченные лица Исполнителя ежедневно заполняют справку о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках, которую передают через инкассаторов в кассовое подразделение Банка.

17. Прием кассиром Банка сумок с денежной наличностью от старшего бригады инкассаторов производится в присутствии одного или нескольких членов бригады инкассаторов Исполнителя.

   Старший бригады инкассаторов предъявляет кассовому работнику Банка вторые экземпляры препроводительных ведомостей – накладные к сумкам, явочные карточки и служебные удостоверения.    Кассир Банка проверяет соответствие записей в накладных и явочных карточках, регистрирует подлежащие приему от инкассаторов сумки в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок. Журнал оформляется в двух экземплярах.    В журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок указываются обнаруженные при приеме исправления в явочных карточках без соответствующих оговорок, расхождения записей в явочных карточках с накладными к сумкам. После этого кассир Банка проверяет соответствие количества сдаваемых сумок в кассу данным справки о выданных инкассаторам сумках и явочных карточках и возвращает явочные карточки инкассаторам.

18. Кассовый работник Банка при приеме сумок с денежной наличностью от инкассаторов проверяет:

не имеют ли поступившие сумки каких-либо повреждений или дефектов (заплат, наружных швов, разрыва ткани,       поврежденных замков, неотжатых или поврежденных пломб, разрыва шпагата или узлов на шпагате и др.);
наличие четких и целых оттисков пломбиров на пломбах, которыми опломбированы сумки, и соответствие их    имеющимся заверенным образцам;
соответствие номеров сумок, сдаваемых инкассаторами, номерам, указанным в накладных к сумкам;
соответствие общей суммы принимаемых денег записям в накладной к сумке.
19. При предъявлении инкассаторами кассиру Банка дефектных сумок с денежное наличностью (сомнительность пломбы, отрыв пломбы от шпагата, повреждение сумки иди замка и др.). при несоответствии в накладной сумм, проставленных цифрами и прописью, а также в случае расхождения сумм, указанных в накладной и в явочной карточке, кассир Банка в присутствии инкассаторов, предъявивших такие сумки, вскрывает их и пересчитывает находящиеся в них деньги.    Во всех случаях приема дефектной сумки о результатах пересчета находящихся в ней денег составляется акт в трех экземплярах. Акт подписывается всеми лицами, присутствовавшими при приеме и пересчете денежной наличности. В акте указываются: дата приема и вскрытия сумки, ее номер, за каким Клиентом она закреплена, кем. в каком помещении и в чьем присутствии произведен ее пересчет, какие повреждения были обнаружены, в какой упаковке были деньги, сумма вложенных денег по данным сопроводительного документа и какая сумма фактически оказалась в сумке по достоинствам, видам ценностей.    Первый экземпляр акта остается в кассовых документах Банка, второй направляется Клиенту, сдавшему деньги инкассаторам, третий – Исполнителю.    При недостаче у инкассаторов сумки с денежной наличностью, порожней сумки. явочной карточки или при обнаружении недостачи денег в сумке, имеющей какие-либо повреждения или дефекты, а также в случае неявки инкассаторов в установленный срок кассир Банка немедленно сообщает об этом руководителю кассового подразделения Банка и руководителю подразделения инкассации Исполнителя.

20. Пересчет денежной наличности Клиента осуществляется работниками Банка в порядке, предусмотренном Положением Банка России от 09.10.2002 года № 199-П “О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации”.

Источник: http://www.novorosrosinkas.narod.ru/6_NOVOSTI/07.htm

Инкассация денежных средств документальное оформление

Как правильно заполнять документы при инкассации клиента

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату.

Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк.

Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения.

Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.

Однако, с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.

Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Также, согласно упрощенному порядку, ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.) с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2019 году кассовые операции оформляются следующими документами:

  1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком кассового аппарата или бланком строгой отчетности, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).
  2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
  3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течения дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
  4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
  5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/kassovaya-disciplina/

Интеллектуальная собственность

Инкассация денежной наличности

Стоимость этой услуги — либо в виде фиксированной оплаты за раз (около 500 рублей за точку), либо как процент от суммы (начиная от 0,05%). ГлаваI.

Сдачаналичностивбанк Для сдачи наличности в банк страховые организации прибегают к услугам инкассаторов, что гарантирует им сохранность денежных средств.

Создание собственной структуры инкассации наличности требует больших расходов и не всегда нецелесообразно, преимуществом услуг сторонних организаций является их ответственность за несвоевременную инкассацию денежных средств. Как ведется учет инкассируемой наличности в страховой организации?

В соответствии с положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П

«О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»

все организации обязаны сдавать в учреждения банков поступающие в их кассы наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств для последующего зачисления на их счета.

Правила и порядок проведения инкассации денежных средств кассы – оформление, бухучет, проводки

Осуществление инкассации наличных денег является гарантией их безопасности, защищенности от внешних посягательств. По сути, транспортировка наличных денег вооруженными инкассаторами является приоритетным и наиболее безопасным способом их физического перемещения из кассы предприятия в обслуживающий банк.

Процедура инкассации наличных средств позволяет успешно решать следующие задачи: Физическое перемещение (транспортировка) наличной выручки коммерческого предприятия из торговой точки в обслуживающий банк. Доставка нужной суммы денежной наличности из финансового учреждения в кассу хозяйствующего субъекта для очередной выдачи зарплаты его сотрудникам.

Инкассация денежных средств: порядок ее осуществления

Инкассация может предполагать перевозку и прочих материальных ценностей и важных документов.

Заключение субъектом хозяйствования договора с банковским учреждением на доставку наличности в банк позволяет сэкономить в определенной степени рабочее время. При этом сотрудники данного предприятия уже не несут ответственность за сохранность наличных средств, что избавляет их от стресса.

В целях экономии небольшими предприятиями или индивидуальными предпринимателями, находящимися в одном здании, заключаются совместные договора, и инкассация денежных средств проводится одновременно у всех.

Как сдать остаток денежных средств в банк

В расходном кассовом ордере, в частности, укажите:

  1. в строке «Выдать» – фамилию, имя, отчество работника организации, который собрал и передал инкассаторам банка сумку с наличностью;
  1. в строке «Приложение» – прилагаемые первичные документы, их номера и даты составления.

Такой порядок следует из абзаца 3 пункта 4.6, пункта 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г.

№ 3210-У и разъяснен в письме Банка России от 16 октября 2015 г. № 29-1-1-ОЭ/4065. При сдаче денежных средств непосредственно в кассу банка заполняется , которое включает в себя три документа:

При сдаче денежных средств с помощью инкассаторской службы к приезду инкассаторов кассир (старший кассир) должен подготовить наличную выручку, сложить ее в сумку (выдается банком) и составить:

Правила и порядок инкассации денежных средств

Соответствующее «перемещение» может быть осуществлено:

  • При посредничестве специально подготовленных людей — инкассаторов, которые:
  1. забирают денежные средства в кассе, попутно осуществив необходимое документальное сопровождение их изъятия;
  2. передают денежные средства банку в установленном порядке (иногда — зачисляют их на счета предприятия, открытые там).
  • Силами самой организации.

То есть — когда ответственные ее работники изымают из кассы денежные средства, а затем сами отвозят их в банк.

Инкассаторская компания должна иметь статус кредитной организации.

Поэтому, «самоинкассация» — в любом случае неофициальна.

Правила инкассации денежных средств

Любая компания самостоятельно должна обеспечивать сохранность заработанных средств собственными силами.

С этой целью они вводят в свой штат охранников, сторожей и обеспечивают необходимые меры безопасности, например, сигнализацию и видеонаблюдение. Но хранение крупных денежных сумм на счете в банке является наиболее безопасным способом сохранения средств.

Через федеральную почтовую связь В специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить.

Поэтому целесообразнее воспользоваться услугами сторонних специализированных организаций. Передача сторонним компаниям полномочий по перевозке ценностей оформляется специальным соглашением, включающим условия оплаты услуги:

    со специальным подразделением банковского или иного финансового учреждения; с частной охранной структурой, осуществляющей деятельность на основании лицензии ЦБ РФ.

В тексте договора сторонами указываются особенности перевозки денег, ответственность каждого из участников соглашения в ситуации возникновения форс-мажорных обстоятельств, а также: Четко согласованные графики и условия изъятия ценностей, их последующей перевозки и передачи.

Условия обеспечения компанией-заказчиком услуг гарантированного доступа в помещение для передачи денег.

Обязательность выполнения транспортировки денег в специальных опломбированных сумках на предназначенном для указанных целей транспортном средстве.

Инкассация наличных денег: как отразить в учете

Инкассатору запрещено делать записи в явочной карточке. Инкассатор проверяет соответствие сумм наличных, проставленных в явочной карточке, накладной к сумке и квитанции к сумке, а также номера сумки, указанного в этих документах.

При приеме сумки с деньгами инкассаторский работник подписывает квитанцию, проставляет оттиск штампа, дату приема и возвращает квитанцию кассиру.

Явочную карточку,накладную и сумку с деньгами и препроводительной ведомостью инкассатор забирает с собой.

Если инкассатор обнаружил нарушение целости сумки или пломбы или ведомость была составлена неверно, то все недочеты должны быть исправлены при нем, либо инкассатор уезжает и приезжает уже повторно, в удобное ему время.

В явочной карточке, в разделе «Повторные заезды» кассир организации должен сделать соответствующую запись.

Если инкассатор приехал за наличными, а кассир отказывается ему выдать наличные, в явочной карточке он обязан написать об отказе и его причине и заверить запись своей подписью.

Если суммы расходятся, то объявление на взнос нужно оформить заново – на фактическую сумму.

При этом кассир банка перечеркивает ошибочно заполненное объявление на взнос наличными, а на обороте квитанции указывает фактическую сумму и расписывается.

Такие правила установлены пунктами 3.4 и 3.

5 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. Инкассатор – это человек, который соответствует требованиям и критериям профессионального отбора. Так инкассатором может стать гражданин, который достиг 21 года.

Образование не ниже среднего, имеет прекрасную физическую форму и стойкую уравновешенную психику, не имеет судимостей. Инкассация — это довольно сложный комплекс мероприятий, связанных с организацией мероприятий, которые разрабатывается самостоятельно подразделением инкассации с учетом требований клиентов, внутренних инструкций и законодательством.

Источник: http://kupyury.ru/inkassacija-denezhnyh-sredstv-dokumentalnoe-oformlenie-91042/

Инкассация банком денежных средств. Порядок, правила, учет

Инкассация денежных средств заключается в перемещении работниками специальной службы денег и документарных ценностей, таких как векселей, платежных и расчетных документов, из кассы клиентов банковской структуры до передачи в банк для последующего оприходования денег и ценностей на счета организаций.

Услуги по инкассации востребованы в работе предприятия или ИП, деятельность которых предусматривает необходимость периодической сдачи наличных средств или перемещения ценностей.

Возможности, предоставляемые инкассаторской службой

Инкассация, как и все процедуры, связанные с операциями по кассе, включая перемещение/перевозку наличных, выполняются согласно ФЗ № 86 (10.07.2002), Положению ЦБ РФ № 318п (24.04.2008).

Право работы с наличными ресурсами путем перемещения/перевозки и инкассации, выполнения операций по кассе доступно только организациям и предприятиям, принятым в систему ЦБ РФ.

Кредитная компания может пользоваться услугами предприятий, занятых специализированной перевозкой ценных грузов, в случае необходимости у нее в перемещении наличных денег, так как для транспортировки денег лицензия ЦБ не требуется.

В числе ценностей для перевозки допускается присутствие:

  • наличных средств;
  • валюты;
  • ценных бумаг;
  • финансовой и платежной документации, представляющей определенную ценность для инкассируемой компании.

предприятием собственной структуры по инкассации наличности предусматривает значительные траты по ее содержанию и не всегда бывает рентабельно. Поэтому целесообразнее воспользоваться услугами сторонних специализированных организаций.

Передача сторонним компаниям полномочий по перевозке ценностей оформляется специальным соглашением, включающим условия оплаты услуги:

  • со специальным подразделением банковского или иного финансового учреждения;
  • с частной охранной структурой, осуществляющей деятельность на основании лицензии ЦБ РФ.

В тексте договора сторонами указываются особенности перевозки денег, ответственность каждого из участников соглашения в ситуации возникновения форс-мажорных обстоятельств, а также:

  1. Четко согласованные графики и условия изъятия ценностей, их последующей перевозки и передачи.
  2. Условия обеспечения компанией-заказчиком услуг гарантированного доступа в помещение для передачи денег.
  3. Обязательность выполнения транспортировки денег в специальных опломбированных сумках на предназначенном для указанных целей транспортном средстве.

Источник: http://olimp437734.ru/inkassatsiya-denezhnyh-sredstv-dokumentalnoe-oformlenie/

Юрист Макаров
Добавить комментарий